Chính sách hoãn, hủy tour nước ngoài: Khách cần lưu ý gì trước khi đăng ký?

Hoãn hoặc hủy tour nước ngoài là tình huống không hiếm gặp khi kế hoạch cá nhân thay đổi hoặc hành trình chịu tác động từ yếu tố khách quan.

Theo các doanh nghiệp lữ hành, chính sách hoãn, hủy thường khác nhau giữa tour có visa và tour không yêu cầu visa, vì liên quan đến mức độ chi phí phát sinh, thủ tục hành chính và thời gian chuẩn bị chuyến đi.

Tour có visa

Với các tour du lịch nước ngoài cần xin visa, điều kiện hoãn, hủy tour thường được quy định khá chặt chẽ do liên quan đến hồ sơ và chi phí làm visa, dịch vụ đã đặt trước cũng như thời gian chuẩn bị hành trình.

Theo điều kiện giao dịch của Hanoitourist, khi đăng ký tour quốc tế, khách phải đặt cọc 50% giá tour và thanh toán phần còn lại trước ngày khởi hành 10 ngày. Nếu hủy tour sau khi đặt cọc, khách sẽ mất 100% tiền cọc.

Mức phí hủy tour cũng được tính theo thời điểm thông báo. Nếu hủy trước ngày khởi hành 30 ngày, khách phải chịu 50% giá tour và phí visa; trước 25 ngày chịu 75% giá tour và phí visa; còn trước 20 ngày phải thanh toán 100% giá tour và phí visa.

Trường hợp khách hủy chuyến ngay sau khi đại sứ quán hoặc lãnh sự quán đã cấp visa, chi phí hủy tour cũng có thể lên tới toàn bộ giá trị tour.

Trong trường hợp khách bị từ chối visa, doanh nghiệp sẽ hoàn tiền tour, sau khi trừ lệ phí xin visa và chi phí dịch thuật hồ sơ – những chi phí không hoàn lại. Nếu kết quả visa bị trả trễ hơn thời gian quy định, phí hoàn vé trong thời hạn 24 giờ trước giờ khởi hành có thể được xem xét tùy trường hợp.

Hanoitourist cũng lưu ý khách phải nộp hồ sơ xin visa theo quy định của lãnh sự quán, đồng thời kiểm tra hộ chiếu còn hạn ít nhất 6 tháng tính đến ngày kết thúc chuyến đi và bảo đảm thông tin, hình ảnh trên hộ chiếu rõ ràng.

Nếu vào ngày khởi hành khách không được xuất hoặc nhập cảnh vì lý do cá nhân, doanh nghiệp sẽ không chịu trách nhiệm và không hoàn lại các chi phí liên quan.

Ngoài ra, khách muốn chuyển hoặc hủy tour phải mang biên nhận đóng tiền đến văn phòng công ty để làm thủ tục và chịu chi phí theo quy định; doanh nghiệp không giải quyết việc chuyển hoặc hủy tour qua điện thoại.

Trong khi đó, theo quy định của Vietluxtour, nếu doanh nghiệp không tổ chức được chuyến đi (trừ trường hợp bất khả kháng), công ty phải hoàn trả toàn bộ giá tour cho khách ngay tại thời điểm hủy tour. Ngược lại, nếu khách chủ động hủy chuyến trước ngày khởi hành, khách phải thanh toán các chi phí liên quan theo quy định của chương trình tour.

Vietluxtour cũng quy định doanh nghiệp có trách nhiệm hoàn tất các thủ tục liên quan đến chuyến đi, tổ chức tour theo chương trình đã thỏa thuận và mua bảo hiểm du lịch cho khách. Điều kiện và mức bồi thường sẽ căn cứ theo quy định của công ty bảo hiểm và pháp luật liên quan.

Tuy nhiên, doanh nghiệp không chịu trách nhiệm đối với các tổn thất hoặc chi phí phát sinh do khách chậm trễ, thay đổi hoặc tự ý hủy chương trình, sử dụng thêm dịch vụ ngoài chương trình. Công ty cũng không chịu trách nhiệm đối với thiệt hại do việc chậm trễ của các phương tiện công cộng hoặc việc thất lạc, hư hỏng hành lý trong suốt chuyến đi.

Theo ông Nguyễn Văn Nhị – đại diện Postours & Event, các tour cần visa thường phải chuẩn bị hồ sơ từ khá sớm, liên quan đến chi phí hồ sơ làm visa, thủ tục xuất nhập cảnh tại các nước nên điều kiện hủy tour cũng chặt chẽ hơn.

“Nếu khách hàng hủy tour, doanh nghiệp căn cứ theo tình trạng thực tế từ thời gian đăng ký tour đến lúc hủy tour để áp dụng chính sách phạt hủy theo hợp đồng đã ký kết, với những chi phí không được hoàn lại và chi phí được hoàn lại sau khi hoạch toán cụ thể”, ông Nhị nói.

Tour không có visa

Đối với các tour nước ngoài không yêu cầu visa, chính sách hoãn, hủy tour thường linh hoạt hơn do không phát sinh chi phí hồ sơ lãnh sự và thời gian chuẩn bị cũng ngắn hơn.

Doanh nghiệp lữ hành có thể linh động hơn trong việc xử lý các trường hợp khách muốn thay đổi kế hoạch.

“Tour không cần visa đơn giản hơn nên chính sách cũng thông thoáng hơn, doanh nghiệp có thể linh động hơn về hoãn, hoàn hủy hoặc bảo lưu để đảm bảo quyền lợi cho khách hàng”, ông Nguyễn Văn Nhị cho biết.

Theo ghi nhận của Lao Động, diễn biến chiến sự tại Trung Đông thời gian qua cũng tác động đến tâm lý của nhiều du khách khi có kế hoạch đi các tour đường dài, đặc biệt là những hành trình có chặng bay đi qua khu vực này. Tuy nhiên, với các tour chịu ảnh hưởng trực tiếp bởi yếu tố bất khả kháng, doanh nghiệp sẽ xem xét và giải quyết thỏa đáng cho từng khách hàng.

Với những tour chịu ảnh hưởng trực tiếp của chiến sự hoặc các yếu tố bất khả kháng, doanh nghiệp sẽ giải quyết thỏa đáng cho từng khách hàng. Còn với những tour không bị ảnh hưởng bởi chiến sự nhưng khách vẫn muốn hủy vì lo ngại yếu tố an toàn, đa số doanh nghiệp vẫn xử lý theo quy định của hãng hàng không và điều khoản hợp đồng đã ký kết.

Các đơn vị lữ hành thường không tự động hủy tour nếu không xảy ra các yếu tố bất khả kháng như chiến sự, thiên tai hay dịch bệnh. Việc điều chỉnh hoặc hủy chương trình phụ thuộc vào nhiều yếu tố khách quan và sẽ được xem xét theo từng trường hợp cụ thể để bảo đảm quyền lợi của khách.

Bên cạnh đó, Vietluxtour cũng quy định khách tham gia tour phải cung cấp đầy đủ và chính xác thông tin, giấy tờ cần thiết như căn cước công dân hoặc hộ chiếu trước chuyến đi, đồng thời thực hiện nghĩa vụ thanh toán đầy đủ theo hợp đồng. Nếu khách không thanh toán đúng thời hạn, trường hợp này được xem như tự ý hủy chuyến đi.

Khách tham gia tour cũng phải tuân thủ quy định của đoàn, không tự ý tách đoàn khi chưa được sự đồng ý của trưởng đoàn, tự bảo quản hành lý, mang theo giấy tờ tùy thân khi cần thiết và chấp hành pháp luật của Việt Nam cũng như nước sở tại. Nếu gây thiệt hại do lỗi của mình hoặc vi phạm quy định, khách phải chịu trách nhiệm bồi thường và thanh toán các khoản chi phí phát sinh.

Theo khuyến nghị của các doanh nghiệp lữ hành, khi đăng ký tour quốc tế, du khách nên tìm hiểu kỹ chương trình, các khoản bao gồm và không bao gồm trong giá tour, điều kiện hoãn – hủy tour cũng như các nghĩa vụ của mình trước khi ký hợp đồng. Việc lựa chọn doanh nghiệp du lịch uy tín, có điều khoản rõ ràng và đăng ký tour trực tiếp tại văn phòng cũng giúp bảo đảm quyền lợi cho khách trong trường hợp phát sinh thay đổi kế hoạch.